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22.06.2016

Reporting-Prozesse effizienter machen

Erst ein kontinuierliches Reporting macht PR-Erfolge vollumfänglich sichtbar und ermöglicht es, laufende Kampagnen und Maßnahmen zeitnah zu optimieren. Die damit verbundenen Arbeiten sind jedoch in der Regel sehr aufwendig und folglich kostenintensiv. Durch die Umstellung der europaweiten Reporting-Prozesse für unseren Kunden AOC/MMD ist es uns mit einem selbstentwickelten Online-System gelungen, die Workflows grundsätzlich zu vereinfachen und die Fehlermöglichkeiten zu minimieren. Drei Monate nach der Einführung zeigt sich, dass damit eine Zeiteinsparung von fast 50 % möglich ist.

Unser Beispiel: Europaweites AOC Reporting powered by united communications 
Als Hub-Agentur sind wir für über 20 Agenturen in Europa erste Anlaufadresse, wenn es um die PR-Arbeit für den Kunden AOC mit Europasitz in Amsterdam geht. Neben der Koordination der verabschiedeten Maßnahmen und Kampagnen ist eine unserer Hauptaufgaben, die erbrachten Leistungen ebenso wie die erzielten Ergebnisse vollständig zu erfassen und zu dokumentieren. „Schnell, unbürokratisch und effizient“ soll das Reporting sein, damit das Marketingteam von AOC die eigenen Ressourcen für andere Aufgaben nutzen kann. Für uns als Agentur bedeutet das: die Wünsche des Kunden nach einem ständigen Informationsfluss möglichst in Echtzeit zu bedienen und gleichzeitig alle 20 Agenturen mit ihren unterschiedlichen Arbeitsweisen zu koordinieren und die Ergebnisse in einem Reporting zusammenzubringen.
Dafür nutzen wir seit Januar 2016 ein onlinebasiertes Reporting-System, und haben mithilfe von Tabellenkalkulationen ein Dateiennetz gestrickt, dass es allen Länderagenturen ermöglicht, Medienerfolge in Echtzeit zu dokumentieren. Dabei sind die Zugriffsrechte streng geregelt: Während die Länder nur ihre eigenen Reports zu Gesicht bekommen, kann der Kunde zu jedem Zeitpunkt alle Dateien einsehen. Zudem erhält er einen automatisierten monatlichen Report mit Querschnittsvergleichen aller Länderzahlen. Über das Jahr entsteht zusätzlich ein automatisierter Jahresbericht, der diese Daten aufgreift und fortlaufend Längsschnittdarstellungen der PR-Erfolge erstellt. Die Zeiteinsparung, die wir als Hub-Agentur für AOC in den ersten drei Monaten erzielt haben, beträgt fast 50 %.
Wollen auch Sie Ihre Reporting-Strukturen umstellen? Via +49 30 789076-0 oder per E-Mail an peter.link@united.de besprechen wir gern Ihren Fall und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.